YRITYKSEN AVAINHENKILÖ LÄHTEE - MITÄ TAPAHTUU, JOS KUKAAN EI OTA OHJIA?

Asiakaspalvelupäällikkö irtisanoutuu. Tai jää pitkälle sairaslomalle. Tai siirtyy talon sisällä uuteen rooliin lyhyellä varoitusajalla.

Ensimmäiset päivät sujuvat vielä jotenkin – tiimi hoitaa homman ja kaikki venyvät hieman. Mutta viikko vierähtää, sitten toinen. Rekrytointiprosessi käynnistyy ja sen arvioidaan kestävän useamman kuukauden. Sillä välin arki pyörii omalla painollaan.

Tämä on se hetki, jolloin piilokustannukset alkavat kertyä.

MITÄ REKRYTOINTIVIIVE OIKEASTI MAKSAA?

Näkyvin kustannus on se, mitä ei tapahdu: kehitysprojektit seisovat, asiakaspalautteet kasaantuvat käsittelemättä ja prosessien hienosäädöt siirtyvät johonkin tulevaisuuteen.

Mutta suurempi kustannus on se, mitä tapahtuu tiimissä.

Kun esihenkilö puuttuu, joku muu ottaa vastuun. Tai sitten ei ota ja asiat jäävät roikkumaan. Kuormitus jakautuu epätasaisesti. Virheitä tulee enemmän kuin normaalisti, koska kukaan ei katso kokonaiskuvaa. Motivaatio hiipuu hiljalleen ja pahimmillaan seuraava irtisanoutumispäätös on jo muhimassa.

Tilaus-toimitusketjussa häiriöt näkyvät nopeasti asiakkaille. Reklamaatiot lisääntyvät, vastausajat pitenevät ja asiakasluottamus, joka on rakennettu vuosien aikana, alkaa rapistua kuukausien kuluessa.

VÄLIAIKAISESTA RATKAISUSTA PYSYVÄ HYÖTY

Perinteinen ajatus on, että interim-päällikkö on väliaikaisratkaisu: joku pitää paikan lämpimänä, kunnes oikea tekijä löytyy. Todellisuudessa hyvin toteutettu interim-toimeksianto jättää organisaation parempaan kuntoon kuin mikä lähtötilanne oli.

Käytännössä tämä tarkoittaa neljää asiaa:

VÄLITÖN TILANNEKUVA

Ensimmäiset päivät menevät kuuntelemiseen ja havainnointiin – missä ovat solmukohdat, mikä toimii ja missä tiimi tarvitsee tukea. Esteet raivataan työn tieltä ennen kuin ne ehtivät kasvaa.

TYÖRAUHAN PALAUTTAMINEN

Epävarmuuden keskellä tiimi tarvitsee ennen kaikkea selkeyttä: mitä tehdään, kuka päättää ja miten asioista viestitään. Kun suunta on kirkas, energia käytetään asiakasarvon tuottamiseen arvailun sijaan.

HILJAISEN TIEDON DOKUMENTOINTI

Usein suurin riski ei ole se, että avainhenkilö lähtee, vaan se, että osaaminen lähtee hänen mukanaan. Interim-toimeksiannon aikana prosessit dokumentoidaan, parhaat käytännöt vakiinnutetaan ja tieto siirretään rakenteisiin ihmisten sijaan.

HALLITTU KAPULANVAIHTO

Kun uusi vakituinen päällikkö aloittaa, edessä on dokumentoidut prosessit, toimiva tiimi ja selkeä suunta. Perehdytysaika lyhenee merkittävästi ja uusi tekijä pääsee tekemään tulosta nopeammin.

MYÖS ODOTTAMINEN ON VALINTA - JA SILLÄ ON HINTANSA

Rekrytointiviive on monessa organisaatiossa niin tavallinen ilmiö, että sen aiheuttama suorituskyvyn lasku hyväksytään lähes itsestään selvänä. Mutta asian ei tarvitse olla näin.

Odottaminen on myös päätös. Se vain tehdään usein ilman että kukaan tietoisesti niin päättää ja kustannukset huomataan vasta jälkikäteen.